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留意職工檔案管理中的盲點
2013-02-26 來源： 點擊： 次
案例一：
2011年10月，某公司人力資源經(jīng)理王晶代表公司新招了一批員工，其中李斌等3位求職者都是外地來的大學畢業(yè)生。在與3位外地求職者的談話中，王晶特意詢問他們的檔案是否能調來，如果不能調來，單位將不負責繳納社會保險費。由于李斌3人都表示無法將檔案轉移到單位，王晶在辦理社會保險登記手續(xù)時，就沒將他們的名字報到社會保險經(jīng)辦機構。
今年4月，市里開展社會保險執(zhí)法大檢查，重點檢查企業(yè)繳納社會保險費的問題。在查到王晶所在公司時，勞動監(jiān)察部門發(fā)現(xiàn)公司沒有為李斌等人繳納社會保險費。對此，王晶解釋說：“不是我們不給他們上保險，是因為他們的檔案不在公司，沒有檔案怎么能上保險呢？”
案例二：
老侯是某地一家國有糧油企業(yè)的職工，自1990年參加工作以來，一直從事收購糧食、銷售糧油的工作，所以常年在外跑業(yè)務。但是自從1993年以后，企業(yè)多次聯(lián)系不到老侯，后來又能通過其同事、鄰居、親屬多方尋找，也都無果。1995年，該企業(yè)實行全員合同制，企業(yè)領導經(jīng)討論決定，鑒于老侯長年曠工，根據(jù)《企業(yè)職工獎懲條例》的規(guī)定，企業(yè)在召開職工代表大會的時候，宣布將老侯除名，并按照法律程序送達相關除名通知。
此后，企業(yè)長期虧損，經(jīng)過當?shù)貒Y委牽線，被一家大型央企收購。在收購兼并過程中，兩家企業(yè)約定將糧油企業(yè)的全體員工統(tǒng)一劃轉到央企，員工此前的工作年限計入央企的工作年限。由于該央企戰(zhàn)略得當，企業(yè)發(fā)展迅速，并正式上市，全體員工每人都享受到了部分股權和分紅。
2011年12月，老侯經(jīng)與以前的同事聯(lián)系后，方知企業(yè)已經(jīng)發(fā)生天翻覆地的變化。于是，老侯找到該央企要求恢復勞動關系，補繳社會保險費，參與公司上市分紅，并要得到相應的職工股權。央企人力資源經(jīng)理王輝認為老侯不是該央企員工，即使屬于原糧油企業(yè)，也已經(jīng)被除名，且在并購時已不屬于在冊職工，因此不能享受職工股權收益。至于此前的補繳社保費問題，更與該央企無關。但是老侯卻認為，自己是在為原廠辦理業(yè)務過程中，身患疾病而未能與企業(yè)聯(lián)系，因此企業(yè)除名屬于違法；況且本人檔案仍在企業(yè)人事部門存放，因此自己仍是該企業(yè)員工。
經(jīng)過查找，王輝發(fā)現(xiàn)老侯的檔案果然還在該央企存放，一時慌了手腳，難道檔案存放就能證明還存在勞動關系嗎？
魯律師點評：
以上兩個案例都是因職工檔案管理引發(fā)的爭議。企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用職工等工作中形成的有關職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)。
在計劃經(jīng)濟條件下，用人單位對員工的檔案享有一定的保管權，檔案隨人走，勞動關系在哪兒，檔案就轉移到哪兒。因此，檔案關系往往被視為勞動關系存在的主要依據(jù)。而社會保險關系作為市場經(jīng)濟下的產(chǎn)物，是以勞動關系的建立為前提的，只要用人單位與勞動者建立了勞動合同關系或者事實勞動關系，不管檔案保存在哪里，根據(jù)《勞動法》第72條之規(guī)定，單位都必須依法為勞動者參加社會保險，繳納社會保險費。因此，案例一中，王晶將檔案關系與社會保險關系等同起來，以為員工的檔案不能轉移到單位就可以不參加社會保險，這顯然是錯誤的。面對勞動監(jiān)察部門的整改通知，王晶應當及時為李斌等人辦理社會保險登記手續(xù)，補繳以前的社會保險費。
根據(jù)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，職工檔案由所在企業(yè)的勞動（組織人事）職能機構管理。因此，勞動者一般會認為勞動關系和檔案關系都是同步的�！磩趧臃ā抵忻鞔_規(guī)定，勞動合同是勞動者和用人單位建立勞動關系的重要證明。同時，隨著檔案托管等檔案管理形式的出現(xiàn)，檔案關系與勞動關系已不再是對應關系，檔案只是對勞動者工作的文字記載。
案例二中，老侯長期曠工，即使如其所說患病在外，也可以通過其他形式告知企業(yè)。而老侯事實上存在主觀懈怠，客觀上曠工兩年之久，正是因為無視法紀才被除名。但是有必要提醒的是，對于長期曠工、人間蒸發(fā)的員工，企業(yè)在作出相應處理以后，一定要履行法定送達程序。如果該企業(yè)之前沒有扎實的法律措施，那么老侯的勞動關系可能被判定為未解除。如果是這樣，那么當糧油企業(yè)與央企并購后，由于老侯仍然是糧油企業(yè)的職工，因此勞動關系也一并轉入央企，那么本案就復雜了。
值得提醒企業(yè)的是，近年來一些企業(yè)為了留住員工，大都采用了扣押檔案的方法，《勞動合同法》中明確規(guī)定用人單位不得扣押職工檔案，否則要承擔相應的法律責任。同時，如果企業(yè)扣押檔案就意味著對職工檔案有保管的責任，倘若檔案丟失、毀損，用人單位就要承擔相應的賠償責任。
2011年10月，某公司人力資源經(jīng)理王晶代表公司新招了一批員工，其中李斌等3位求職者都是外地來的大學畢業(yè)生。在與3位外地求職者的談話中，王晶特意詢問他們的檔案是否能調來，如果不能調來，單位將不負責繳納社會保險費。由于李斌3人都表示無法將檔案轉移到單位，王晶在辦理社會保險登記手續(xù)時，就沒將他們的名字報到社會保險經(jīng)辦機構。
今年4月，市里開展社會保險執(zhí)法大檢查，重點檢查企業(yè)繳納社會保險費的問題。在查到王晶所在公司時，勞動監(jiān)察部門發(fā)現(xiàn)公司沒有為李斌等人繳納社會保險費。對此，王晶解釋說：“不是我們不給他們上保險，是因為他們的檔案不在公司，沒有檔案怎么能上保險呢？”
案例二：
老侯是某地一家國有糧油企業(yè)的職工，自1990年參加工作以來，一直從事收購糧食、銷售糧油的工作，所以常年在外跑業(yè)務。但是自從1993年以后，企業(yè)多次聯(lián)系不到老侯，后來又能通過其同事、鄰居、親屬多方尋找，也都無果。1995年，該企業(yè)實行全員合同制，企業(yè)領導經(jīng)討論決定，鑒于老侯長年曠工，根據(jù)《企業(yè)職工獎懲條例》的規(guī)定，企業(yè)在召開職工代表大會的時候，宣布將老侯除名，并按照法律程序送達相關除名通知。
此后，企業(yè)長期虧損，經(jīng)過當?shù)貒Y委牽線，被一家大型央企收購。在收購兼并過程中，兩家企業(yè)約定將糧油企業(yè)的全體員工統(tǒng)一劃轉到央企，員工此前的工作年限計入央企的工作年限。由于該央企戰(zhàn)略得當，企業(yè)發(fā)展迅速，并正式上市，全體員工每人都享受到了部分股權和分紅。
2011年12月，老侯經(jīng)與以前的同事聯(lián)系后，方知企業(yè)已經(jīng)發(fā)生天翻覆地的變化。于是，老侯找到該央企要求恢復勞動關系，補繳社會保險費，參與公司上市分紅，并要得到相應的職工股權。央企人力資源經(jīng)理王輝認為老侯不是該央企員工，即使屬于原糧油企業(yè)，也已經(jīng)被除名，且在并購時已不屬于在冊職工，因此不能享受職工股權收益。至于此前的補繳社保費問題，更與該央企無關。但是老侯卻認為，自己是在為原廠辦理業(yè)務過程中，身患疾病而未能與企業(yè)聯(lián)系，因此企業(yè)除名屬于違法；況且本人檔案仍在企業(yè)人事部門存放，因此自己仍是該企業(yè)員工。
經(jīng)過查找，王輝發(fā)現(xiàn)老侯的檔案果然還在該央企存放，一時慌了手腳，難道檔案存放就能證明還存在勞動關系嗎？
魯律師點評：
以上兩個案例都是因職工檔案管理引發(fā)的爭議。企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用職工等工作中形成的有關職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)。
在計劃經(jīng)濟條件下，用人單位對員工的檔案享有一定的保管權，檔案隨人走，勞動關系在哪兒，檔案就轉移到哪兒。因此，檔案關系往往被視為勞動關系存在的主要依據(jù)。而社會保險關系作為市場經(jīng)濟下的產(chǎn)物，是以勞動關系的建立為前提的，只要用人單位與勞動者建立了勞動合同關系或者事實勞動關系，不管檔案保存在哪里，根據(jù)《勞動法》第72條之規(guī)定，單位都必須依法為勞動者參加社會保險，繳納社會保險費。因此，案例一中，王晶將檔案關系與社會保險關系等同起來，以為員工的檔案不能轉移到單位就可以不參加社會保險，這顯然是錯誤的。面對勞動監(jiān)察部門的整改通知，王晶應當及時為李斌等人辦理社會保險登記手續(xù)，補繳以前的社會保險費。
根據(jù)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，職工檔案由所在企業(yè)的勞動（組織人事）職能機構管理。因此，勞動者一般會認為勞動關系和檔案關系都是同步的�！磩趧臃ā抵忻鞔_規(guī)定，勞動合同是勞動者和用人單位建立勞動關系的重要證明。同時，隨著檔案托管等檔案管理形式的出現(xiàn)，檔案關系與勞動關系已不再是對應關系，檔案只是對勞動者工作的文字記載。
案例二中，老侯長期曠工，即使如其所說患病在外，也可以通過其他形式告知企業(yè)。而老侯事實上存在主觀懈怠，客觀上曠工兩年之久，正是因為無視法紀才被除名。但是有必要提醒的是，對于長期曠工、人間蒸發(fā)的員工，企業(yè)在作出相應處理以后，一定要履行法定送達程序。如果該企業(yè)之前沒有扎實的法律措施，那么老侯的勞動關系可能被判定為未解除。如果是這樣，那么當糧油企業(yè)與央企并購后，由于老侯仍然是糧油企業(yè)的職工，因此勞動關系也一并轉入央企，那么本案就復雜了。
值得提醒企業(yè)的是，近年來一些企業(yè)為了留住員工，大都采用了扣押檔案的方法，《勞動合同法》中明確規(guī)定用人單位不得扣押職工檔案，否則要承擔相應的法律責任。同時，如果企業(yè)扣押檔案就意味著對職工檔案有保管的責任，倘若檔案丟失、毀損，用人單位就要承擔相應的賠償責任。
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